Als je dezelfde uitleg steeds opnieuw moet geven

Dinsdag kreeg ik een vraag over waarom er geen budget was voor een nieuwe medewerker. Ik had dit in januari uitgelegd, in maart nog een keer, en in juni opnieuw. Mijn eerste reactie was frustratie. Mijn tweede reactie: misschien leg ik het verkeerd uit.

Wat er anders is sinds eind 2023

Er is iets veranderd in hoe mensen informatie verwerken. Ze onthouden geen context meer, alleen conclusies. Als je uitlegt dat het budget voor personeel al volledig verdeeld is, horen ze: er is geen geld. Volgende maand vragen ze waarom er geen geld is, omdat de context weg is.

Ik ben begonnen met het opschrijven van de reden achter elke beslissing in één zin. Niet de volledige uitleg, alleen de kern. Bij elk budgetitem staat nu een korte notitie: gepland voor systeemupgrade in oktober, afgesproken met directie op 12 maart, onderdeel van driejarenplan.

Hoe dit werkt in de praktijk

Wanneer iemand nu vraagt waarom er geen budget is voor iets, stuur ik niet opnieuw de hele uitleg. Ik stuur de korte notitie en vraag: klopt dit nog, of is er iets veranderd. In zeventien van de twintig gevallen zeggen mensen: oh ja, dat was ik vergeten.

Het scheelt mij vier uur per maand aan herhaalde uitleg. Belangrijker: mensen voelen zich niet dom omdat ze iets zijn vergeten.